【保存版】ライターのカフェ代を正しく経費にする方法

執筆・打ち合わせ・取材など、ライターがカフェを利用するシーンがあります。

カフェに支払ったコーヒー・飲食代が経費になるか悩むライターも多いでしょう。

この記事では以下の内容を解説します。

ライターが仕事でカフェを利用した時、どこまでが経費になるかわかるようになります。

ぜひ参考にしてみてください。

ライターのカフェ代は経費にしていいの？

結論、ライターのカフェ代は経費にしても大丈夫です。

ライターはカフェを「執筆場所」や「取材現場」として利用します。

そのため一人でも、コーヒー1杯でも仕事目的なら経費に計上して差し支えありません。

ただし、万が一税務調査が入った場合、「カフェ代が仕事上必要だったこと」をきちんと説明できるようにすることが重要です。

例えば、「いつ、どれだけの時間、何の仕事をしたか」などを帳簿や領収書の裏に記載しておくなど証拠を残しておきましょう。

食事や休憩で利用した場合は、経費として計上することはできません。

【シーン別】ライターが使う勘定科目と仕訳について

ライターがカフェを利用するケースはいくつかあります。

作業をする・打ち合わせに使うなどなど・・・

ケースに応じて勘定科目は変わります。

この章では、ケースごとの勘定科目の選び方を見ていきましょう。

ケース1　ひとりで執筆・リサーチする場合

ひとりで執筆作業する場合は、カフェ代は「雑費」で処理しましょう。

実際の仕訳は以下のとおり。

例）カフェで執筆作業し、コーヒー1杯（500円）を支払った

借方	貸方
雑費　　500円	現金　　500円

飲み物代は、経費計上OKですがランチなど食事の代金は経費に計上しないでください。

食事は、生活するうえで必要なものであり、経費として認められません。

作業の延長で、食事を取る場合があります。

その場合は、コーヒー代とランチ代の領収書をわけて発行してもらうとよいでしょう。

ケース2　クライアントや取材対象者と合う場合

ライターがクライアントと打ち合わせをする、取材対象者と合うなどの場合は、「接待交際費」または「会議費」で処理します。

仕訳は、以下のようにしてください。

例）クライアントとの打ち合わせでカフェ代1,000円を支払った

借方	貸方
接待交際費　　1,000円	現金　　1,000円

このケースの場合は、コーヒー代だけでなく食事代も経費として認められる可能性があります。

領収書やレシートの裏、帳簿などに誰と打ち合わせしたかなどを記載しておきましょう。

ケース3　カフェや飲食店を記事にする取材の場合

カフェや飲食店を対象とした取材のために支払ったお金は経費にできます。

勘定科目は「取材費」や「調査費」などを使いましょう。

例）カフェのマスターへ取材をし、コーヒー代（500円）を支払った。

借方	貸方
取材費　　500円	現金　　500円

ただし、領収書や帳簿に取材の目的や内容などを詳細に記録しておきましょう。

ケース4　スタバカードやプリペイドカードを使用した場合

スタバでプリペイドカードを利用する場合は、「現金のチャージをしたとき」と「カードで支払ったとき」を分けて帳簿に記入します。

カードに現金をチャージしたときは、まだ経費ではありません。

そのため、「前払費用」で処理します。

例）スタバカードに5,000円チャージした

借方	貸方
前払費用　　5,000円	現金　　5,000円

そして、実際にスタバカードでコーヒー等を購入した際に経費として計上します。

例）カフェで作業し。コーヒー代（500円）を支払った

借方	貸方
雑費　　500円	前払費用　　500円

カフェ代を経費にするためにはレシートの管理が重要

ライターがカフェ代を経費にするためには、レシートや領収書の管理が重要です。

業務の内容や、同席者の名前などをメモしておくと万が一税務調査が入っても、調査員へ説明しやすいでしょう。

帳簿に記載する場合は、摘要欄に上記の内容を書きます。

必ず、どんな支払だったか説明できるようにしておくことが重要です。

ライターがカフェ代を経費にしたいときによくある質問

ライターがカフェ代を経費にするとき、よくある質問をまとめました。

自宅で飲むコーヒーやお茶も経費にしていい？

自宅で飲むコーヒーやお茶は経費に入れないでください。

プライベートと仕事が混ざるため管理がむずかしいからです。

しかし、仕事のお客様用のお茶菓子などは経費にできます。

また、従業員を雇っている場合は「福利厚生費」として経費にできるパターンもあります。

コンビニのコーヒー代は経費になる？

テイクアウトは基本的に経費にはできません。

ただし、取材相手のために購入した場合など明らかに業務に関係ある場合は経費に計上してもよいでしょう。

レシートや帳簿に内容や相手の名前をメモしておくと安心です。

まとめ

ライターのカフェ代は、正しく管理すれば経費に計上できます。

正しい管理とは、案件名・内容・相手などを明確に説明できるようレシートや帳簿にメモすること。

ひとりで食事する場合の代金を計上しないよう注意しましょう。